مسئول واحد : محمدحسین جلالی ، مریم سلیمی پور
واحد پذیرش:
بخش پذیرش، واحدی از یک بیمارستان یا سایر موسسات مراقبت بیماران بستری است که فرآیند پذیرش ها، ترخیص ها و نقل و انتقال بیماران را فراهم کرده و اولین قدم در تولید اطلاعات و تشکیل پرونده بیمار است.
پذیرش بیمار در واحد پذیرش بیمارستان پارس ابوموسی که در ساختمان بیمارستان مستقر می باشند، به صورت بستری ، سرپایی و اورژانس انجام می شود و ب صورت 24 ساعت فعال می باشد.
مراجعین با داشتن دستور بستری از پزشکان شاغل در بیمارستان یا بصورت اورژانسی در هر زمان از 24 ساعت قابل پذیرش می باشند.
بستری اورژانس : پس از ویزیت بیمار وی به صورت اورژانس با دستور پزشک کشیک بستری می شود.
متصدی پذیرش، مشخصات صحیح از بیماران بمنظور تشکیل پرونده های پزشکی سرپایی، بستری و اورژانس از روی شناسنامه یا کارت شناسائی معتبر و دفترچه بیمه بیمار و رضایت نامه های مورد نیاز نیز از بیماران یا سرپرست قانونی آنان براساس قوانین و دستورالعمل های مربوطه اخذ می نماید.
بطور کلی وظایف واحد پذیرش بیمارستان پارس شامل موارد ذیل است:
* تشکیل پرونده های بستری، سرپایی و اورژانس
* نوبت دهی بیماران بر اساس برنامه اتاق عمل و ظرفیت بخش ها
* انجام هماهنگی لازم جهت جابجایی و انتقال بیماران از بخش به بخش دیگر
* راهنمائی بیماران و همراهان
* اخذ رضایت نامه های مورد نیاز از بیماران یا سرپرست قانونی آنان
* ارتباط مداوم و مستمر با بخش ها جهت اطلاع از آخرین وضعیت تخت های موجود
* ارتباط و هماهنگی لازم با مسئول پذیرش و مدارک پزشکی در خصوص اطلاع از آخرین بخش نامه ها و دستورالعمل های صادر شده جهت تشکیل پرونده و بستری بیماران
* ارتباط و هماهنگی با امور مالی و واحد امور قراردادها جهت اطلاع از انواع بیمه های طرف قرارداد و وضعیت قراردادهای قبلی (تمدید یا لغو قرارداد)
واحد طبقه بندی اطلاعات (کدگذاری):
کد عبارت است از کلمه، حروف یا ارقامی که به جای یک عبارت، به صورت رمز بکار می رود. در واقع کدها عبارت بزرگی را تبدیل به حروف، اعداد یا ارقام کوچک می نمایند.
کدگذاری به مفهوم رمزگذاری است و یا عمل جمع آوری و طبقه بندی اطلاعات به صورت رمز را کدگذاری نامند. با انجام عمل کدگذاری، عبارت تشخیصی موجود در پرونده بیماران به یک کد حرفی- عددی برگردانده می شود.
واحد کدگذاری بخش مدارک پزشکی علاوه بر تشخیص طبی، به سایر موارد ثبت شده در پرونده که جهت تحقیقات و مطالعات پزشکی، مطالعات آماری و ارزشیابی گروه های بیمارستانی مفید می باشد نیز کد اختصاص می دهد: نظیر اعمال جراحی، محیط ها و عوامل حادثه زا (آتش سوزی، انفجار، تصادف، سقوط، دستگاه های مکانیکی موجود در محل کار و ... ) عوامل مسمویت زا( انواع داروها، گازها و بطورکلی انواع ترکیبات شیمیایی و ... ) و در صورت فوت بیمار ، علت زمینه ای و علت مستقیم فوت نیز کدگذاری می گردند.
از کاربردهای کدگذاری می توان به موارد ذیل اشاره کرد :
- باعث می شود که آمارهای مختلف تشخیص ها و اقدامات در کشورهای مختلف1- قابل قیاس و سنجش باشد2- معنی یکسان و هماهنگ داشته باشد.
- فراهم شدن امکان تحقیق برروی یک بیماری یا چند بیماری مشخص، با توجه به تهیه آمارهای مختلف کمی و کیفی
- فراهم نمودن اطلاعات عددی مورد نیاز برای برنامه ریزی های بیمارستانی، بهداشتی و ....
- به دست آوردن آمارهایی در جهت مقایسه و ارزیابی کیفیت خدمات مراکز
- فراهم شدن امکان ارزیابی شیوع بیماریها در کشورهای مختلف
پرونده های تحویلی از حسابداری پس از تنظیم و آماده سازی، در این واحد بر طبق کتاب ICD-10 و سایر کتابهای تخصصی کدگذاری طبقه بندی می شود. سپس کدها در برنامه HIS ثبت می شوند.
تهیه گزارش و آمار های لازم و ضروری در خصوص بیمار، بیماری، اعمال جراحی، مرگ و میر.... و ارائه به مدیر بیمارستان، معاونت درمان، معاونت آموزشی و بهداشتی در واحدکدگذاری انجام می گیرد.
واحد آمار :
آرمان مدیریت اطلاعات بهداشتی، دستیابی به اطلاعات بهداشتی و اعمال مدیریت بر آن، استفاده از آن در بهبود نتایج عملکرد سازمان، فرد و بیمارستان در مراقبت از بیمار است.
بیمارستانها در مورد مدیریت امور بیماران، بویژه ارائه مراقبت، نتایج مراقبت، عملکردهای لازم برای ایجاد هماهنگی و تلفیق خدمات با یکدیگر و مدیران ارشد بیمارستانی جهت اداره و مدیریت سازمان خود به اطلاعات صحیح، دقیق و روزآمد در زمینه منابع انسانی، منابع مالی و منابع مادی نیاز دارند. وجود آمار و اطلاعات صحیح در هر سازمان نقش عمده ای در تجزیه و تحلیل عملکرد آن سازمان ایفاء نموده و کمک موثری در ارزیابی فعالیتها و برنامه ریزی برای آینده می نماید.
با استناد به مطالب فوق می توان اهمیت تصمیم گیری را در سازمانی به نام بیمارستان یا سایر موسسات بهداشتی که با حیات مهمترین منبع اقتصادی یک کشور یعنی نیروی انسانی سروکار دارد، درک نمود و به این نکته مهم پی برد که بخش مهم این تصمیم گیری تنها با توجه عمیق نسبت به آمارهای صحیح و قابل فهمی است که توسط کارکنان بخش مدارک پزشکی یا سایر آمارگرهای بهداشتی در قالب گزارشات و نمودارهای روشن و گویا، به منظور استفاده مدیران، ارائه می گردد.
با توجه به اینکه بیمارستان یک واحد کاملا تخصصی است تهیه آمار بر حسب نوع فعالیتهای تخصصی، از دیدگاه مدیریت و نظارت بر کمیت و کیفیت خدمات ارائه شده و برنامه ریزی و کنترل فعالیتهای مختلف که در بخش های گوناگون انجام می شود، اهمیت فراوان دارد.
آمار بیمارستانی انعکاس کلیه فعالیتهای بیمارستان چه در مورد بیماران سرپایی و چه در مورد بیماران بستری و اورژانس است که آمار مذکور ابتدا جمع آوری شده و سپس طبقه بندی می گردد و بعد تجزیه و تحلیل می شود .
از وظایف این واحد :
- جمع آوری روزانه آمار بخش های بستری، چک و کنترل آمار - تکمیل فرم 1-201
- جمع آوری روزانه آمار اتاق عمل و تهیه گزارش ماهیانه
- جمع آوری آمار ماهیانه واحدهای پاراکلینیکی و درمانگاه – تکمیل فرم 2-201
- جمع آوری آمار در رابطه با شاخص های اورژانس بیمارستانی
- جمع آوری اطلاعات مرگ و میر بیمارستان و ارسال به مرکز بهداشت و اداره کل ثبت احوال شهرستان بندرعباس
- پیگیری مستمر جهت ارسال بموقع آمار از بخش ها و ارائه آموزش های لازم به منشی ها
- ثبت آمار فعالیت در سامانه آماری کشوری (آواب)و نرم افزار سیستم اطلاعات مدیریت اداره آمار ( MIS) بصورت ماهانه
- جمع آوری آمار تسهیلات بهداشتی درمانی
- تهیه گزارش های آماری 3 ماهه، 6 ماهه ، 9 ماهه و یکساله
- تهیه شاخص های آماری از قبیل درصد اشغال تخت ، میانگین مدت بستری و ... به تفکیک بخش و ماه
- ارائه گزارشات آماری حاصل از تحلیل نتایج و اطلاعات به دست آمده
- تهیه و انتشار سالنامه آماری بیمارستان
- پاسخگویی به مکاتبات ارجاع شده از سوی مراجع ذیربط و آمار درخواستی از سوی مسئولان بیمارستان، دانشگاه و سایر ارگانهای متقاضی
واحد سازمان دهی و ذخیره سازی اطلاعات ( بایگانی )
بایگانی مجموعه ای از اطلاعات ذخیره شده بر اساس نوع سند و مدارک ویژه برای مدت زمان معین به همراه نام، کد یا شماره برای شناسایی و بازیابی آن ها می باشد.
واحد بایگانی واحدی است که امر سازماندهی، ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات بهداشتی و درمانی را انجام می دهد.
پرونده های پزشکی نقشی حیاتی در سیستم مراقبت های بهداشتی و درمانی ایفا می کنند. بایگانی صحیح اطلاعات مربوط به بیماران تنها شیوه ای است که به وسیله آن یک مرکز خدمات بهداشتی و درمانی می تواند به شکلی کارآمد به اطلاعاتی که برای مراقبت بیمار ضروری است دست یابد.
بخش مدارک پزشکی بیمارستان شهیدمحمدی دارای 2فضای بایگانی می باشد. بخش اول در فضای اصلی بخش مدارک پزشکی قرار گرفته است که شامل بایگانی جاری و از نوع قفسه های ریلی می باشد. فضای دوم بایگانی، فضای جداگانه ای از بخش مدارک پزشکی با قفسه های ثابت فلزی است که برای بایگانی راکد می باشد.
مسول بایگانی، نگهداری و بایگانی سیستماتیک مدارک پزشکی را (پس از کدگذاری پرونده و ثبت در سیستم و سپس تنظیم پرونده براساس ترتیب استاندارد، در نهایت الصاق پوشه برای هر پرونده و ثبت شماره پرونده) به منظور ایجاد سرعت و سهولت دسترسی و بازیابی پرونده ها طبق دستورالعمل بایگانی انجام می دهد.
بایگانی پرونده ها بر اساس شماره دهی میدل دیجیت و استفاده از کدبندی رنگی پوشه های پرونده، جهت فایل و بازیابی سریع مدارک پزشکی انجام می گیرد.
از وظایف این واحد :
- بایگانی صحیح پرونده های پزشکی براساس دستورالعمل مربوطه
- رسیدگی و پاسخگویی به نامه های پزشکی قانونی، بیمه ها، معافیتهای پزشکی، تحقیقات دانشجویی
- رفع و پیگیری موارد نقص در مدارک پزشکی
- ارسال پرونده به واحدهای درخواست دهنده و کنترل تحویل آن ها
- نظارت بر ورود و خروج پرونده ها و تکمیل بودن آنها
سایر فعالیت های بخش آمار و مدارک پزشکی :
پیگیری امحاء پرونده های راکد
ثبت پرونده های حوادث ترافیکی در سامانه تحت وب اطلاعات مصدومین ترافیکی
نظارت بر فرم های بیمارستان
برآورد اوراق مورد نیاز بخش ها براساس آمارهای گذشته و هماهنگی با مسولین بخش ها و دفتر پرستاری و مدیریت و توزیع اوراق به بخش ها
همکاری و هماهنگی با واحد انفورماتیک بیمارستان جهت تهیه گزارش های مورد نیاز بخش آمار و مدارک پزشکی و همچنین گزارشات موردی خاص
پیگیری تهیه دفترچه های گواهی فوت از مرکز بهداشت با هماهنگی دفتر پرستاری
تلاش جهت رعایت اصل محرمانگی اطلاعات با رعایت اصول واگذاری پرونده پزشکی
قابل توجه مراجعه کنندگان محترم به بخش مدارک پزشکی
کپی پرونده پزشکی فقط به بیمار و یا افراد درجه یک( پدر – مادر – خواهر – برادر- همسر – فرزند) با ارائه کارت شناسایی معتبر تحویل می گردد.
ارائه مدارک ذیل جهت دریافت کپی برابر اصل پرونده پزشکی الزامی است:
- کپی جهت ارائه به پزشکی قانونی و سایر مراجع قانونی
1- نامه از مراجع ذیربط
2- همراه داشتن کارت شناسایی معتبر
- کپی جهت ارائه به مراکز بیمه
1- نامه از بیمه مورد نظر یا تکمیل فرم درخواست پرونده
2- کارت شناسایی
- اگر بیمار مراجعه نماید ( کارت شناسایی بیمار)
- اگر بستگان درجه یک ( پدر – مادر – خواهر – برادر- همسر – فرزند) مراجعه نمایند جهت تشخیص نسبت فرد با بیمار، ارائه مدرک معتبر ترجیحا شناسنامه الزامی است.
- کپی جهت ارائه به حوزه نظام وظیفه
1- مراجعه شخص با کارت شناسایی معتبر
2- تکمیل فرم درخواست پرونده
- کپی جهت ارائه به شورای پزشکی
1- مراجعه بیمار یا فرد درجه یک با ارائه کارت شناسایی معتبر
2- تکمیل فرم درخواست پرونده
- کپی جهت ادامه درمان
1- نامه از پزشک معالج یا تکمیل فرم درخواست پرونده
2- کارت شناسایی اگر بستگان درجه یک ( پدر – مادر – خواهر – برادر- همسر – فرزند) مراجعه نمایند جهت تشخیص نسبت فرد با بیمار ارائه شناسنامه بیمار و خود فرد الزامی است